Polityka prywatności

Polityka prywatności Kypovilla

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Kypovilla przetwarza dane osobowe osób odwiedzających stronę kypovilla.com, składających zamówienia, kontaktujących się z obsługą klienta, korzystających z funkcji sklepu lub wyrażających zgodę na określone działania marketingowe.

Kypovilla przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”).

Administratorem danych osobowych przetwarzanych dla celów prowadzenia sklepu, realizacji zamówień i obsługi klientów jest podmiot prowadzący markę Kypovilla. Pełne dane kontaktowe administratora znajdują się wyłącznie w ostatniej części niniejszej Polityki.

1. Trzy przepływy danych w Kypovilla

Przetwarzanie danych w sklepie Kypovilla można podzielić na trzy powiązane ze sobą przepływy:

Każdy z tych przepływów może się ze sobą łączyć, na przykład podczas złożenia zamówienia, płatności, refundacji, zgłoszenia reklamacyjnego lub realizacji praw wynikających z RODO.

2. Jakie dane możemy zbierać

W zależności od sposobu korzystania ze sklepu możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych:

Staramy się ograniczać zakres zbieranych informacji do danych, które są odpowiednie i niezbędne do określonego celu przetwarzania.

3. Przepływ informacji – zbieranie danych

Dane osobowe mogą być przekazywane bezpośrednio przez klienta podczas:

Niektóre dane techniczne mogą być gromadzone automatycznie podczas korzystania ze strony, w zakresie niezbędnym do jej działania, bezpieczeństwa, zapobiegania nadużyciom lub – po spełnieniu odpowiednich wymogów dotyczących zgody – do analityki i marketingu.

4. Przepływ informacji – cele i podstawy prawne

Dane osobowe mogą być przetwarzane na podstawie jednej lub kilku podstaw prawnych określonych w RODO.

Realizacja umowy lub działania przed zawarciem umowy. Dane są przetwarzane, gdy jest to konieczne do przyjęcia i realizacji zamówienia, organizacji dostawy, obsługi płatności, realizacji zwrotu lub udzielenia odpowiedzi na zapytanie dotyczące planowanego zakupu.

Obowiązek prawny. Niektóre dane mogą być przechowywane i przetwarzane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, księgowych, konsumenckich lub innych obowiązujących przepisów.

Prawnie uzasadniony interes. W odpowiednich sytuacjach dane mogą być przetwarzane w celu ochrony sklepu przed oszustwami, zabezpieczenia systemów, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz zapewnienia bezpieczeństwa usług, pod warunkiem że interes ten nie jest nadrzędny wobec praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Zgoda. Jeżeli przetwarzanie wymaga zgody, na przykład w przypadku określonych działań marketingowych lub stosowania nieobowiązkowych technologii śledzących, dane są przetwarzane po uzyskaniu odpowiedniej zgody. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5. Przepływ informacji – udostępnianie danych

Kypovilla może przekazywać niezbędny zakres danych podmiotom świadczącym usługi potrzebne do prowadzenia sklepu i realizacji zamówień.

Mogą to być w szczególności:

Podmioty otrzymujące dane powinny uzyskiwać wyłącznie zakres informacji potrzebny do realizacji określonego zadania lub obowiązku.

Nie sprzedajemy danych kontaktowych klientów jako list marketingowych osobom trzecim.

6. Przepływ informacji – marketing

Komunikacja marketingowa może być wysyłana wyłącznie na odpowiedniej podstawie prawnej i zgodnie z obowiązującymi wymogami dotyczącymi komunikacji elektronicznej.

Jeżeli klient udzielił zgody na otrzymywanie komunikacji marketingowej, może ją później wycofać.

Wycofanie zgody na marketing nie wpływa na możliwość otrzymywania wiadomości koniecznych do realizacji umowy, takich jak potwierdzenie zamówienia, informacje o płatności, dostawie, zwrocie lub reklamacji.

W przypadku przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego osoba, której dane dotyczą, może wnieść sprzeciw zgodnie z art. 21 RODO.

7. Pliki cookie i podobne technologie

Strona może korzystać z plików cookie oraz podobnych technologii.

Niezbędne pliki cookie mogą być stosowane w zakresie koniecznym do działania podstawowych funkcji sklepu, takich jak koszyk, proces realizacji zamówienia, bezpieczeństwo lub zapamiętywanie niezbędnych ustawień.

Opcjonalne pliki cookie, w szczególności związane z analityką, personalizacją lub reklamą, powinny być aktywowane zgodnie z obowiązującymi wymogami dotyczącymi zgody użytkownika.

Jeżeli wymagana jest zgoda, użytkownik powinien mieć możliwość zaakceptowania lub odrzucenia opcjonalnych kategorii oraz późniejszej zmiany swojego wyboru.

Odmowa zgody na nieobowiązkowe pliki cookie nie powinna uniemożliwiać korzystania z podstawowych funkcji sklepu niezbędnych do dokonania zakupu.

8. Przepływ środków pieniężnych – dane płatnicze

Podczas dokonywania zakupu informacje niezbędne do obsługi płatności mogą być przekazywane odpowiedniemu operatorowi płatności.

Kypovilla może otrzymywać informacje dotyczące statusu transakcji, metody płatności, wartości transakcji, identyfikatora transakcji oraz informacji potrzebnych do rozliczenia zamówienia.

Pełne dane instrumentu płatniczego, takie jak pełny numer karty, mogą być przetwarzane bezpośrednio przez właściwego dostawcę usług płatniczych zgodnie z jego zasadami bezpieczeństwa i ochrony danych.

Zakres danych przetwarzanych przez konkretnego operatora płatności zależy od metody płatności wybranej przez klienta.

9. Przepływ środków pieniężnych – refundacje

W przypadku zwrotu środków możemy przetwarzać dane dotyczące:

Dane dotyczące refundacji są wykorzystywane w zakresie niezbędnym do wykonania zwrotu środków, prowadzenia dokumentacji oraz obsługi ewentualnych roszczeń.

10. Przepływ środków pieniężnych – zapobieganie oszustwom

W celu ochrony klientów i sklepu przed nieuprawnionymi transakcjami niektóre dane związane z zamówieniem, urządzeniem, płatnością lub zachowaniem transakcyjnym mogą być analizowane w celu wykrywania ryzyka nadużyć.

Takie działania są ograniczane do zakresu uzasadnionego bezpieczeństwem transakcji oraz ochroną praw i interesów klientów i administratora.

Jeżeli wobec osoby stosowane byłoby podejmowanie decyzji oparte wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywołuje wobec niej skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływa, stosowane będą odpowiednie wymogi i zabezpieczenia wynikające z RODO.

11. Przepływ danych – bezpieczeństwo i przechowywanie

Stosujemy odpowiednie środki organizacyjne i techniczne mające na celu ochronę danych osobowych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.

Środki bezpieczeństwa są dobierane z uwzględnieniem rodzaju przetwarzanych danych, sposobu ich wykorzystania oraz związanego z tym ryzyka.

Jednocześnie żadna transmisja ani metoda przechowywania danych w środowisku internetowym nie może zostać uznana za całkowicie wolną od ryzyka.

12. Przepływ danych – okres przechowywania

Dane osobowe są przechowywane nie dłużej, niż jest to potrzebne do celów, dla których zostały pozyskane, chyba że dłuższe przechowywanie jest wymagane lub dozwolone przez obowiązujące przepisy.

Przy ustalaniu okresu przechowywania bierzemy pod uwagę między innymi:

Po ustaniu celu przetwarzania oraz po upływie obowiązkowych okresów retencji dane są usuwane, anonimizowane albo przestają być aktywnie wykorzystywane, zgodnie z obowiązującymi wymogami prawa.

13. Przepływ danych – usuwanie danych

Osoba, której dane dotyczą, może w przypadkach określonych w art. 17 RODO zażądać usunięcia swoich danych osobowych.

Prawo do usunięcia danych nie ma charakteru bezwzględnego. Niektóre informacje mogą nadal być przechowywane, jeżeli ich zachowanie jest konieczne między innymi do wykonania obowiązku prawnego, ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo z innych przyczyn wskazanych w obowiązujących przepisach.

Wycofanie zgody marketingowej nie powoduje automatycznie usunięcia informacji, które muszą być przechowywane z innej ważnej podstawy prawnej, na przykład w związku z dokumentacją transakcji.

14. Przepływ danych – przekazywanie danych poza EOG

W związku z korzystaniem z infrastruktury technologicznej, usług płatniczych, logistycznych lub innych usługodawców dane mogą w określonych przypadkach być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”).

Jeżeli dochodzi do przekazania danych osobowych do państwa trzeciego, stosowane powinny być mechanizmy wymagane przez rozdział V RODO.

W zależności od przypadku podstawą takiego transferu może być w szczególności decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub odpowiednie zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne.

W razie potrzeby stosowane są dodatkowe zabezpieczenia odpowiednie do ryzyka związanego z konkretnym transferem.

15. Punkt styku trzech przepływów – składanie zamówienia i płatność

Podczas składania zamówienia przepływ informacji, środków pieniężnych i danych łączy się w jednym procesie.

Dane identyfikacyjne i adresowe są wykorzystywane do zawarcia oraz wykonania umowy, dane transakcyjne służą obsłudze płatności, a informacje niezbędne do realizacji zamówienia mogą być przekazywane usługodawcom odpowiedzialnym za płatność i dostawę.

Dane wymagane do realizacji zamówienia nie są uzależnione od wyrażenia zgody na marketing.

16. Punkt styku trzech przepływów – refundacja

Podczas realizacji refundacji dane dotyczące zamówienia są łączone z informacją o płatności oraz statusem zwrotu środków.

Informacje te mogą być przekazywane operatorowi płatności w zakresie koniecznym do wykonania refundacji oraz przechowywane w zakresie wymaganym do dokumentacji księgowej, rozliczeniowej lub obsługi roszczeń.

17. Punkt styku trzech przepływów – zgoda marketingowa

Zgoda na marketing jest oddzielona od danych wymaganych do zawarcia i wykonania umowy.

Jeżeli klient wyraża zgodę na określoną komunikację marketingową, informacje o udzieleniu lub wycofaniu zgody mogą być przechowywane w celu zarządzania preferencjami oraz wykazania zgodności działań z obowiązującymi przepisami.

Wycofanie zgody powinno być równie łatwe jak jej udzielenie, jeżeli przepisy wymagają przetwarzania na podstawie zgody.

18. Punkt styku trzech przepływów – realizacja praw osoby

Osobie, której dane dotyczą, mogą przysługiwać – w zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania – następujące prawa:

Zakres konkretnego prawa zależy od celu i podstawy prawnej danego przetwarzania. Na przykład prawo sprzeciwu nie zastępuje zasad dotyczących danych niezbędnych do wykonania zawartej umowy.

Przed realizacją żądania możemy podjąć proporcjonalne działania służące potwierdzeniu tożsamości osoby składającej wniosek, aby zapobiec ujawnieniu danych osobie nieuprawnionej.

Żądania związane z prawami wynikającymi z RODO będą rozpatrywane bez zbędnej zwłoki oraz w terminach wynikających z obowiązujących przepisów.

19. Nieprawidłowe lub nieaktualne dane

Jeżeli klient zauważy, że przetwarzane dane są nieprawidłowe lub niekompletne, może zażądać ich sprostowania lub uzupełnienia.

W przypadku danych dotyczących aktywnego zamówienia zalecane jest możliwie szybkie zgłoszenie nieprawidłowości, ponieważ błędny adres lub dane kontaktowe mogą wpłynąć na realizację dostawy.

Zmiana danych nie musi skutkować zmianą informacji znajdujących się w dokumentacji, której zachowanie w pierwotnej formie jest wymagane przez prawo.

20. Naruszenie ochrony danych

W przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych Kypovilla dokonuje oceny jego charakteru, zakresu oraz potencjalnego ryzyka dla praw i wolności osób fizycznych.

Jeżeli zgodnie z RODO wymagane jest zgłoszenie naruszenia właściwemu organowi nadzorczemu, zostanie ono dokonane bez zbędnej zwłoki i, jeżeli jest to wykonalne, nie później niż w ciągu 72 godzin od stwierdzenia naruszenia.

Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osoby fizycznej, osoba, której dane dotyczą, zostanie poinformowana zgodnie z wymogami RODO, chyba że zastosowanie ma przewidziany prawem wyjątek.

21. Żądania organów i innych podmiotów trzecich

Dane osobowe nie są ujawniane organom publicznym ani innym podmiotom trzecim wyłącznie na podstawie nieformalnego żądania.

Jeżeli otrzymamy prawnie wiążące żądanie ujawnienia danych, oceniamy jego podstawę oraz zakres i przekazujemy wyłącznie dane, których ujawnienie jest wymagane lub dozwolone przez obowiązujące prawo.

W zakresie dozwolonym przez prawo możemy również podejmować działania służące ochronie praw osób, których dane dotyczą, przed nadmiernym lub nieuprawnionym ujawnieniem informacji.

22. Shopify i dostawcy infrastruktury

Sklep Kypovilla działa z wykorzystaniem infrastruktury Shopify. W zależności od charakteru konkretnej operacji Shopify oraz inne podmioty zaangażowane w funkcjonowanie sklepu mogą przetwarzać dane zgodnie z właściwymi warunkami świadczenia usług, umowami dotyczącymi przetwarzania danych oraz własnymi obowiązkami wynikającymi z przepisów o ochronie danych.

Korzystanie z platformy technologicznej nie zwalnia Kypovilla z obowiązku zapewnienia własnej zgodności z RODO w odniesieniu do procesów, za które Kypovilla odpowiada jako administrator danych.

23. Prywatność i przejrzystość strony

Niniejsza Polityka prywatności powinna pozostawać łatwo dostępna na kypovilla.com bez konieczności logowania się, utworzenia konta ani dokonania zakupu.

Odnośnik do Polityki prywatności powinien znajdować się w łatwo dostępnym miejscu strony, w szczególności w stopce.

Informacje dotyczące sposobu przetwarzania danych powinny być przedstawiane jasnym i zrozumiałym językiem oraz odpowiadać rzeczywistym praktykom sklepu, używanym aplikacjom i usługom zewnętrznym.

Jeżeli Kypovilla wprowadzi nowe narzędzia analityczne, reklamowe, płatnicze lub inne rozwiązania wpływające na sposób przetwarzania danych, niniejsza Polityka powinna zostać odpowiednio zaktualizowana.

24. Google Merchant Center i bezpieczeństwo danych klientów

Informacje kontaktowe sklepu powinny być łatwo dostępne dla użytkowników bez konieczności logowania się.

Dane osobowe przekazywane podczas realizacji zakupu powinny być zbierane i przesyłane przy wykorzystaniu odpowiednich zabezpieczeń, a zakres danych wymaganych podczas realizacji zamówienia powinien być ograniczony do informacji potrzebnych do obsługi transakcji i wynikających z obowiązujących wymogów.

Danych kontaktowych klientów nie należy sprzedawać ani wykorzystywać w reklamach w sposób sprzeczny z obowiązującymi przepisami lub bez wymaganej podstawy prawnej.

Dane firmy oraz metody kontaktu prezentowane na stronie powinny być spójne z informacjami biznesowymi podanymi w Google Merchant Center.

25. Zmiany Polityki prywatności

Niniejsza Polityka może być okresowo aktualizowana, jeżeli zmieni się sposób funkcjonowania sklepu, wykorzystywane usługi, obowiązujące przepisy lub sposób przetwarzania danych osobowych.

Aktualna wersja Polityki będzie publikowana na stronie kypovilla.com.

Jeżeli charakter zmiany będzie wymagał dodatkowego poinformowania osób, których dane dotyczą, odpowiednie działania zostaną podjęte zgodnie z obowiązującym prawem.

26. Dane kontaktowe

W sprawach dotyczących prywatności, przetwarzania danych osobowych lub realizacji praw wynikających z RODO można skontaktować się z administratorem:

Kypovilla
Strona internetowa: kypovilla.com
E-mail: fastsupport@kypovilla.com
Telefon: +81(709)341 13 99
Adres: Ōjichō 3-chōme 18-18, Izumi, Osaka 594-0004, Japonia.

Godziny pracy działu obsługi klienta: od poniedziałku do piątku, w godzinach 9:00–18:00. Dokładamy wszelkich starań, aby odpowiadać na wiadomości naszych klientów możliwie jak najszybciej. W weekendy oraz dni ustawowo wolne od pracy czas odpowiedzi może ulec wydłużeniu.